中國檔案信息數字化的速度逐漸加快,檔案部門建立了檔案網站,將紙質檔案信息電子存儲到網站,存儲電子信息,提供檔案信息,隨時檢索有效的文件工具。為了幫助幫助人們更有效、更及時地找到相關的檔案信息,提供更快、更方便的檔案檢索方式,各階層的社會需求,檔案網站的建設還有很長的路要走。
建設檔案信息資源
檔案信息建設主要是指應用網絡、數據庫、數據倉庫、數據挖掘技術進行檔案信息資源建設、檔案應用系統建設、檔案網站建設,實現檔案管理流程的精簡和優化,檔案信息資源建設包括檔案數字化、檔案信息資源數據庫建設、檔案信息資源整合。隨著科學技術的快速發展,出現了智能文件數字系統。該系統有效地克服了傳統模式的問題,建立了引擎和使用Oracle,SQLServer數據庫管理系統的實施,但由于沒有統一的標準,使區域檔案資源數據環境、異構數據模型、檔案信息資源整合主要是指使用網絡、數據倉庫、數據挖掘技術集成組織,實現資源共享,但檔案信息資源整合剛剛開始,不斷實踐和探索。
對于檔案網站建設可以有效提高檔案的利用率,目前我國檔案網站仍處于初級階段,但我們應該清楚地認識到網站建設的快速發展,使整體質量不是很高,網站和信息更新不及時,服務功能不完整,交互手段單一,嚴重影響了檔案網站的后續發展。
檔案網站建設中存在的問題
1.文件信息資源共享內容更新緩慢
隨著現代計算機技術的不斷發展,網絡信息資源也在不斷更新和進步。然而,總體形勢并不樂觀。雖然很多部門都建立了自己的專屬檔案部門,但信息量小,內容陳舊,不夠豐富。在檔案信息資源管理或共享的過程中,很多人沒有意識到檔案管理的重要性。存在一些問題,如主界面粗糙、相關信息查詢困難、長時間不更新、現有數據上傳不及時等。
2.檔案網站訪問量少
對于網站訪問是直接影響的重要因素,也是評估網站建設成功的標志,現在中國檔案網站之間的聯系很少,檔案網站內容更新頻率很低,信息內容大多是專業或屬于政策信息,使檔案網站訪問很低,可以從中國近年來的數據中看到。
3.檔案網站服務功能薄弱
目前,我國檔案網站檢索水平仍然很低,人才和維護資金也不到位。對于大多數網站的建立,主要側重于宣傳和展示網站,其中大部分是工作動態、檢查指南、收藏目錄、一些真實的收藏和其他展示信息。然而,隨著社會的快速發展,檔案用戶需要擁有緊迫性、廣泛性和多樣性的網站。目前的檔案網站無法從根本上滿足用戶的需求,只能讓用戶了解檔案業務。
檔案網站建設對策
1.利用計算機技術豐富網站資源
目前,由于檔案資源內容單一,檔案網站之間的檔案信息尚未相互溝通。因此,我國與音像、視頻相關的檔案資源相對較少,相關崗位信息、法律法規、政策、機構職能等相關文件的資源相對較少。因此,在這種情況下,我們需要改進檔案資源的建設。
收藏資源可以利用現代信息技術對原有紙質資源進行數字信息化,不僅可以讓公眾在第一時間找到所需的信息,還可以提高相關效率。利用相關技術對文件進行分類、整合和資源完善。
2.做好網站宣傳工作
對于檔案部門應積極宣傳檔案網站,利用自身優勢,通過各種先進的方式宣傳網站,并與其他檔案網站交換鏈接,檔案部門應登錄到著名的搜索引擎網站,檔案部門與大學交換鏈接,大學是檔案局的重要用戶之一,檔案部門應通過各種方式宣傳,使檔案部門面向公眾。
3.加強網站服務建設
檔案部門建立自己的網站,不斷宣傳,更重要的是建立企業形象,從過去到政府機關、企業事業單位為公眾提供服務,用戶登錄檔案網站不僅了解檔案部門的功能,了解檔案部門的工作動態,解決現實生活實生活中的需求,使檔案部門加強檔案網站的服務功能,完善信息服務手段。檔案部門利用檔案網站開展個性化信息服務、遠程虛擬咨詢服務、電子檔案在線傳輸和圖書館間相互借閱服務,以滿足檔案用戶的多樣化需求。
對于中國檔案網站的建設來說,科技的發展是一項非常重要的工作,信息資源的標準化管理和有效共享、開發和利用方面發揮著積極的作用。因此,我們應該致力于進一步完善網站內的信息資源,加強與公眾的聯系,最大限度地為訪問者提供便利,充分發揮檔案網站在現代信息背景下的真實價值。